18/03/2012

mengetahui Cara Kerja email


Email atau e-mail adalah singkatan untuk Electronic Mail, atau dalam bahasa Indonesia berarti surat elektronik. Halaman kamus di Wikipedia Indonesia memberikan sebuah kosa kata baru sebagai singkatan dalam bahasa Indonesia, yaitu surel. Namun dalam tulisan ini saya akan tetap menggunakan kata email karena kita memang familiar dengan kata "email".

Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan 'mainframe' yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.

Kelebihan menggunakan email :
- Cepat [ sangat cepat ] karena hanya perlu beberapa menit [ ketik dan send ]
- mudah [ karena kita cukup mengetik di komputer ]
- multiple send [ dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus ]
- dapat mengirim file [ attactment seperti file doc, excel, mp3, gambar, video dan lain-lain ]
- kapan saja dan dimana saja [ tidak ada perbedaan lokasi dan waktu ]
- biaya lebih murah karena internet sekarang sudah mulai agak murah di Indonesia
Kekurangan menggunakan email :
- harus online [ connect ke internet ]
- text dan gambar only yang dapat dikirim [ tidak bisa kirim paket / barang hehehe ]
- tidak connect internet dan check maka kita tidak akan tahu yang kita kirim sudah dibalas atau belum
- harus ingat username dan password
- ladang virus juga bagi yang tidak mengerti.

Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:

*Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya

*Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima,
dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.

*Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.

*Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sbb:


• To: tujuan standar pengalamatan pesan.

• Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain.

• Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada kolom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima Email tetapi penerima yang ada di kolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak ke 2 (Bcc)
pada email server terdapat dua server yang berbeda yaitu incoming dan outgoing server. server yang biasa menangani outgoing email adalah server SMTP(Simple Mail Transfer Protocol) pada port 25 sedangkan untuk menangani incoming email adalah POP3(Post Office Protcol) pada port 110 atau IMAP(Internet Mail Access Protocol) pada port 143.



Saat anda mengirim email maka email anda akan ditangani oleh SMTP server dan akan dikirim ke SMTP server tujuan, baik secara langsung maupun melalui melalui beberapa SMTP server dijalurnya. apabila server tujuan terkoneksi maka email akan dikirim, namun apabila tidak terjadi koneksi maka akan simasukkan ke dalam queue dan di ‘resend setiap 15 menit’. Apabila dalam 5 hari tidak ada perubahan maka akan diberikan undeliver notice ke inbox pengirim.


Apabila email terkirim email akan masuk pada POP3 server atau IMAP server. jika menggunakan POP3 server maka apabila kita hendak membaca email maka email pada server di download sehingga email hanya akan ada pada mesin yang mendownload email tersebut, dengan kata lain kita hanya bisa membaca email tersebut pada device yang mendownload email tersebut. berbeda dengan POP3 IMAP server mempertahankan email pada server sehingga email dapat dibuka kembali lewat device yang berbeda .